Teams Webinar

Microsoft har længe barslet med nyheder om at der vil komme en opdatering til Teams møder der skulle give Webinar funktionalitet i deres møder. Nu er min Tenant endelig blevet opdateret og jeg har fået den famøse Webinar funktionalitet i min drowdown-menu.

I din Teams kalender, i øverste højre hjørne hvor du normalt opretter Teams møder og Livebegivenheder er der nu kommet Webinar som mulighed.

Inden du vælger Webinar som din mødeform skal du kende forskellene på de forskellige mødeformer:

Nyt Møde:

Alle deltagere kan deltage og dele som standard.

Webinar:

Teams webinarer indeholder værktøjer til at planlægge dit webinar, registrere deltagere, køre en interaktiv præsentation og analysere deltagerdata for at sikre effektiv opfølgning.

Livebegivenhed:

Teams Livebegivenheder er en udvidelse af Teams-møder, der giver dig mulighed for at planlægge og oprette begivenheder, som streames til store online publikum med op til 10.000 brugere.

Webinar:

Som standard er Registrering sat som ” Kræver registrering for personer i din organisation”. Dette kan med fordel tilrettes i Powershell. Det skriver jeg mere om her.

Webinaret oprettes meget lig de andre møder:

Du får nogle valg du skal tage stilling til.

  • Skal Webinaret være uden registrering eller med og hvis det er med, skal det så kun være for personer i egen organisation eller alle.
  • Hvem skal være præsentationsvært? (Bemærk at præsentationsværter skal have MS Microsoft 365 E3/E5/A3/A5/Business Standard/Business Premium licenser)
  • Skal der være Valgfri præsentationsværter? (Disse kan præsentere under mødet)
  • Hvornår skal Webinaret afholdes? (Udfyld dato og tidspunkter for begyndelse og afslutning.)
  • Hvor skal det afholdes? (Er der et fysisk lokale til Præsentationsværterne eller det online.)
  • Hvad skal der står i informationen? (Dette får kun præsentationsværterne)
  • Klik på Få vist registreringsformularen. (Hvis du har valgt med registrering)
  • Et nyt vindue åbner med selve registreringsformularen. Her udfyldes alt det som deltagerne på webinaret skal kunne se:
  • Øverst er det muligt at tilføje et topbanner der vises på Deltagerinvitationen. Klik på “Upload et billede”
  • I venstre kolonne udfylder man Navn, tidspunkt for webinaret, placering, information og Talere til deltagerne. En god ide er at udfylde et mindre tidsrum for selve webinaret for deltagere end for Præsentationsværter. Så har man lidt ekstra tid til forberedelse eller opstartsvanskeligheder.
  • I højre Kolonne er der præudfyldt Fornavn, Efternavn og Mail. Disse skal udfyldes. Deltagere der udfylder disse får tilsendt et Deltagelselink til selve webinaret.
  • Har man behov for yderligere informationer om éns deltagere kan man tilføje flere fra Tilføj felt knappen.
  • Der er prædefinerede muligheder, men ellers kan selv lave sine egne. Her er der to metoder til at gøre det på, Input og Valg:
  • Man kan gøre det til påkrævede felter eller lade dem være valgfri. Som det ses herover kan Valg give valgmuligheder.
  • Brugerdefineret, giver deltageren mulighed for at selv at formulere svaret på spørgsmålet.
  • Herefter klikker man på Gem øverst til venstre. (Hvis man ikke klikker på Gem, men trykker på “Se i browser” først, vil éns ændringer ikke vises på visningen.
  • Herefter vises tilmeldingen i Teams-app’en. ( ønsker man at se den som den ser ud for deltageren, kan man klikke på “Vis i browser”

Nu skal Webinar-linket blot deles på dine sociale medier, hjemmeside, e-mail-grupper eller lignende og hvis du ikke, endnu, er forberedt til dit møde, så skærp din PowerPoint-præsentation og sæt i gang med at øve.

Klik på Webinaret når det er oprettet:

Klik på Deltag,opsæt dine kamera og lydindstillinger og klargør din præsentation.

Breakout rooms i Teams

Breakout rooms i Teams eller Private rum, som de også kaldes, er en funktionalitet hvor man i et større møde, kan opdele mødet i mindre grupperinger. Er man f.eks. 50 mennesker i et større møde og ønsker at lave arbejdsgrupper der hver især skal fokusere på deres område eller ønsker man at skal brainstorme på samme emne, men med forskellige dynamikker kan det let gøres ved at benytte Breakout rooms. Funktionen kan også bruges i undervisningsregi, hvor underviser kan benytte dem til gruppearbejde.

Vær opmærksom på at det kun er mødeindkalder der kan oprette Breakout rooms. Vær derfor opmærksom på at det er mødelederen der også indkalder. Derudover er der alle de sædvanlige funktioner under Teams-mødet, som Præsentationer, notater, Whiteboard, lyd video, chat og mm.

Hvordan opretter man et Breakout room:

Klik på ikonet Private rum oppe i menulinjen i toppen ved siden af de tre prikker.

Vælg antal rum der skal oprettes og om du vil fordele specifikke personer til hvert deres rum eller om rummet tilfældigt skal fordele personerne til rum. Klik på Opret rum:

Når rummet er oprettet får du mulighed for; at fordele deltagerne i de enkelte rum, at tilføje flere rum eller at redigere/slette de eksisterende rum:

Hold musen henover et rum og tryk på de famøse tre prikker, for at få en kontekstmenu frem.

Det kan være det giver mere mening at rummene hedder Arbejdsgrupper eller afdelingsnavne, så trykker man blot på Omdøb rum og giver rummet et sigende navn:

Det er også i menuen for Breakout rooms eller Private rum at man deltager i de enkelte Breakut rooms eller lukker dem.

Lidt længere oppe ved side af “Private rum” er der også tre prikker. Ved at klikke på dem får man mulighed for at få indstillinger for Breakout rooms frem. Her kan man sende annonceringer ud i rummet, genoprette lokaler eller vælge yderligere indstillinger:

Under Indstillinger for rum, kan man Automatisk flytter deltagerne ud i rummene, man kan tillade at deltagerne kan vende tilbage til det oprindelige møde og man kan sætte tidsgrænser for hvor lang tid de enkelte Breakout rooms må vare inden man automatisk kommer tilbage til det oprindelige møde.

Det var alt om Breakout rooms for nu. Jeg anbefaler, som i de fleste mødeværktøjer, hvad enten det er mødeledelse eller teknik der skal benytes. Gør jer bekendte med det inden mødet starter. Øv jer, øv jer øv jer, øveselse gør mester og det giver klart de bedste møder, når mødeleder er fortrolig med teknikken.

Teams Live Begivenheder

Live Begivenheder

i Teams er en god måde at afholde større præsentationer, eller lave undervisning for større brugergrupper, hvor du enten ikke ønsker eller ikke har behov for at se og høre dine modtagere. Som arrangør eller producent som Microsoft ynder at kalde det får du mere kontrol end ved et almindeligt Teams møde. Derudover får du andre muligheder som eksempelvis Q&A (Spørgsmål og Svar).

Når man streamer en Live Begivenhed er der to ting man, særligt, skal være opmærksom på:

  1. Der er forsinkelse på 10-20 sekunder fra det du sender til modtagerne/gæsterne på eventet modtager streamen. De ting du præsenterer, og de ting du siger, vil derfor først blive streamet til deltagerne 10-20 sekunder efter, du har sagt dem. Det vil naturligt give en anden relation til deltagerne, end et almindeligt Teams-møde vil give.
  2. Hvis du skal, sideløbende, streame en video undervejs i din præsentation, er det vigtigt at denne video ligger på en streamingtjeneste. Eksempelvis på Microsoft Stream. SkyFish eller lignende kan naturligvis også anvendes. Der er dog ofte rapporteret problemer med at streame fra sin egen pc under Live Begivenheder
Roller i en Live Begivenhed

Der er forskellige roller til et live event. Personen, der opretter live eventet, er Organisator. Personen, der skal stå for opsætningen, er produceren. Dem, der skal præsentere, vil få rollen som ”Presenter”. Til sidst er der deltageren. Organisatoren kan ved oprettelse af live eventet tildele rollen til producere og presentere. Har man ikke nogen rolle, men bliver inviteret til eventet, anses man som værende deltager.

RolleBeskrivelse
ProducenrProducerens primære rolle er at stå for
·         Opsætningen inde i Live eventet.
·         Vælger Layoutet
·         Starter og Stopper Livebegivenheden
·         Deler egen video
·         Del deltagervideo
·         Deler Skrivebord, vindue eller præsentation
PræsentationsværtPræsentationsværtens rolle
præsenterer lyd, video eller et skærmbillede til livebegivenheden eller modererer Q&A.
Bemærkninger: 
Præsentationsværter kan kun dele lyd, video eller en skærm (skrivebord eller vindue) i livebegivenheder, der produceres i Teams.
På iPad kan præsentationsværter i øjeblikket ikke moderere Spørgsmål og Svar eller dele deres systemlyd.
Deltager/GæstEn seer. Kan følge med i præsentationen live eller On-demand enten anonymt eller tilmeldt. Kan deltage i Spørgsmål og Svar

Oprettelse af Live Begivenhed

Når du opretter en Live Begivenhed får du som standard, rollen Producent, selvom du godt kan vælge at “nedgradere” dig til Præsentationsvært.

Vælg din dato, udfyld felterne med relevant indhold og invitér dine Præsentationsværter. Klik på

Vælg tilladelser for Livebegivenheden. Her skal du vurdere hvem der skal kunne se Livebegivenheden. Du kan vælge i mellem:

  • Personer og Grupper, hvor du kan segmentere adgangen helt ned på Grupper eller Brugere.
  • Hele Organisationen, Hvor alle inden for dit domæne kan se Livebegivenheden. Her vil det være påkrævet at man logger på domænet med sit brugerid.
  • Offentlig, Livebegivenheden kan ses af alle. Denne bruges når de fleste deltagere ikke er fra éns egen organisation. Det er ikke nødvendigt at logge på for andre end Producer og Præsentationsværter.

Her sætter man også indstillinger for præsentationsværter og gæster i Livebegivenheden.

Der skal tages stilling til om begivenheden skal optages og i så fald, hvem optagelsen efterfølgende er tilgængelig for.

Man kan aktivere Spørgsmål og Svar som er en klassisk Q and A. Her kan gæsterne stille spørgsmål, hvorefter Præsentationsværterne kan tage stilling til dem, svare privat og efterfølgende udgive dem til alle deltagere i begivenheden.

Det er som man kan se også muligt, efterfølgende, at få en rapport tilsendt og deltagerengagement. Her får man i bund og grund en CSV fil til download. Det kan mildest talt forbedres, men en tur igennem Excel og “ca.” Dividér med to så har man antallet af deltagere. Man får nemlig en liste med antal “Joined” og “Left”. Herunder i min test, ses det at jeg er “Joined” og “Left”, samt at jeg har været “Joined” som anonym og efterfølgende er “Left”

Mere følger